Con el presente artículo iniciamos una serie de reflexiones sobre el Protocolo Familiar con el objetivo de dar a conocer, de forma sintética, conceptos validados por la experiencia y por las buenas prácticas de muchas  familias empresarias. La empresa familiar genera sentimientos distintos en cada uno de los miembros de la familia propietaria debido a los distintos roles que desempeñan, y a las situaciones y circunstancias personales  que se derivan de los aspectos de poder, dinero y trabajo. El reto permanente es, por tanto, prever e intentar limitar los riesgos que provocan estas situaciones y que, sin una gestión adecuada pueden derivar en problemas y, si no se resuelven, dar lugar a conflictos.

Artículo publicado en Newsletter nº 60, 1 de septiembre de 2010

En este primer artículo queremos resaltar la importancia del proceso de reflexión y comunicación que debería llevar a cabo toda la familia empresaria y la necesidad de compartir la voluntad de querer avanzar hacia un proyecto común. Utilizando un símil musical, para tener una orquesta tiene que haber un conjunto de músicos que decidan formar parte de un proyecto colectivo y canalizar, todos a la vez, sus capacidades individuales y personales al servicio de un proyecto común. Por tanto, es conveniente y oportuno resaltar los siguientes aspectos claves para lograrlo:

1. Renuncia a un proyecto individual (aunque uno pueda ser un gran solista) para   formar parte de un proyecto colectivo (orquesta), poniendo al servicio de los demás las capacidades y habilidades personales y profesionales.
2. Decisión de compartir un proyecto común concreto (partitura).
3. Necesidad de un mínimo denominador común de educación, formación y capacidades (conocimientos musicales: solfeo, oído musical, etc.) para leer, interpretar y actuar coherentemente con el proyecto (pentagramas de la partitura) acordado.

Para lograr avanzar adecuadamente es necesario asumir e interiorizar estos principios.

Trabajar juntos y al unísono
Al igual que en una orquesta musical, el proyecto compartido de empresa familiar no es compatible con las actuaciones individuales del que “toca de oído”. Esto último puede ofrecer un resultado satisfactorio a nivel individual, pero este músico no se podrá integrar con garantías de éxito en una orquesta.

Por tanto, una familia empresaria que desee elaborar un Protocolo Familiar, revisarlo o adaptarlo si ya lo tiene, necesita contar con un marco  de referencia que viene determinado por:

• Una voluntad: querer un proyecto común.
• El compromiso de todos con el proyecto.
• Un consenso sobre el guión, y las maneras y formas de actuar en consecuencia

Este marco debe ser claro y explícito, y para ello es útil disponer de un documento escrito que sirva de guión (partitura) y que recoja y concrete  lo que se quiere hacer, y los criterios y normas para guiar las actuaciones de todos al respecto. Lo importante son las personas y sus conductas, por tanto, cada miembro de la familia, debe entender y saber lo que significa cada aspecto de lo acordado (al igual que el músico debe reconocer cada nota y signo en el pentagrama) y esforzarse para actuar en coherencia (el músico traslada al instrumento que maneja las instrucciones de la partitura para producir y aportar los sonidos adecuados).

Cada uno debe conocer el sistema de gobierno de la familia y de la empresa, consensuado y establecido en el Protocolo Familiar, y su rol concreto, que debería ser acorde con sus deseos y expectativas, sus capacidades y habilidades, sus situaciones y circunstancias personales, para poderlo desempeñar lo mejor posible. En el ámbito familiar, el Protocolo Familiar debe hacerse a la medida de cada familia (como una partitura escrita para una orquesta determinada), de forma que su desarrollo y aplicación práctica deberían permitir un resultado excelente.

La ayuda externa de asesores con experiencia y de prestigio debe garantizar que el resultado final es coherente y completo, y que están contemplados todos los aspectos fundamentales y necesarios, que previamente han sido comprendidos e interiorizados por todos los miembros de la familia. Por ello, suele ser muy adecuado establecer programas de formación en paralelo al proceso de creación del Protocolo, para asegurar que todos los miembros de la familia conocen los diferentes aspectos que integra.

 El papel del director de orquesta
No podemos olvidar la función de liderazgo y de coordinación de los esfuerzos de todos (el rol del director de la orquesta). También en estos procesos de las familias empresarias es fundamental que alguno/s desempeñen este papel para que se avance adecuadamente.

Si  no se cumplen todas estas premisas, al final el Protocolo Familiar puede llegar a ser un documento guardado en un cajón que no servirá de guía o de hoja de ruta para llevar a la práctica todo aquello acordado en su momento sobre papel. Para pasar del qué al cómo, al cuándo y al quién, cada uno tiene que trabajar para conseguirlo, al unísono, y en vivo y en directo (no hay lugar para el play-back), y poniendo lo mejor de cada uno al servicio del conjunto. Para lograr todo esto, es necesaria la generosidad y, en ocasiones, son imprescindibles unas dosis de humildad para compartir el éxito con todos (al igual que el director hace levantar a todos los músicos de la orquesta para compartir los aplausos).

 Por Alfonso Chiner, Colaborador Científico del Departamento de Dirección Estratégica del IESE y miembro de la Cátedra de Empresa Familiar